- Dewi Suciati -

>>PENGENDALIAN SIA SECARA KONSEP<<

Struktur sistem informasi manajemen (SIM) dapat pula dipandang menurut konsep struktural yang memungkinkan pembahasan dan perancangan sistem fisik yang akan mendefinisikan cara pelaksanaan SIM.
a. Struktur Konseptual
SIM didefinisikan sebagai suatu gabungan subsistem fungsional yang masing-masing dibagi dalam empat macam pengolahan informasi, yaitu: pengolahan transaksi, dukungan operasional sistem informasi, dukungan pengendalian manajerial sistem informasi, dukungan perencanaan stategi sistem informasi.
b. Struktur Fisik
Struktur konseptual suatu SIM adalah untuk subsistem fungsional yang terpisah ditambah suatu pangkalan data, beberapa aplikasi umum, dan satu model dasar analisa umum dan model keputusan. Pada struktur fisik semua aplikasi terdiri atas program yang sama sekali terpisah, tetapi hal ini tidak selalu demikian adanya sehingga ada penghematan yang cukup besar dari pengolah terpadu dan pemakain modul umum. Pengolahan terpadu dicapai dengan perencanaan berbagai aplikasi yang paling berhubungan sebagai suatu sistem tunggal untuk menyederhanakan kaitan (interface) dan mengurangi duplikasi masukan sehingga melewati batas fungsional. Struktur fisik juga dipengaruhi pemakain modul umum untuk pengoperasian pengolahan yang menyebabkan tidak ada aplikasi yang lengkap tanpa pemakain modul umum.


>>PENGENDALIAN SIA BERBASIS KOMPUTER<<

Akuntansi adalah sistem informasi yang mencatat, mengumpulkan dan mengkomunikasikan data keuangan untuk tujuan pengambilan keputusan. Sistem akuntansi yang efektif memberikan tiga tujuan luas. Pertama, pelaporan internal ke manajer untuk perencanaan dan pengendalian kegiatan rutin. Kedua, pelaporan internal untuk perencanaan strategik, dan ketiga untuk pihak eksternal yaitu: pemegang saham, pemerintah dan pihak luar lainnya. Ketiga-tiganya dihasilkan melalui pemrosesan data yang disebut transaksi akuntansi.
Pemrosesan data menjadi informasi dapat dilakukan secara manual atau dengan menggunakan peralatan elektronik berupa komputer. Kemajuan dalam teknologi komputer mempunyai dampak yang luar biasa pada seluruh aspek kegiatan usaha. Akuntansi, sudah barang tentu tidak terlepas dari dampak tersebut. Dalam sistem akuntansi manual, data seba¬gai masukan (input) diproses menjadi informasi sebagai keluaran (output) dengan menggunakan tangan. Pada sistem akuntansi yang berkomputer atau yang lebih sering disebut Pemrosesan Data Elektronik (PDE), data sebagai input juga diproses menjadi informasi sebagai output. Keuntungan yang dapat dilihat secara jelas dari penggunaan komputer ini adalah kecepatan, ketepatan, dan kemudahan dalam memproses data menjadi informasi akuntansi.
Disamping keuntungan tersebut, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam menggunakan komputer sebagai alat pengolah data yaitu resiko-resiko yang khas dalam suatu lingkungan akuntansi berbasis komputer. Auditor harus menyadari resiko-resiko ini karena hal ini merupakan ancaman yang tidak ada dalam proses akuntansi manual.

Resiko-resiko dalam lingkungan pemrosesan data elektronik antara lain:
* Penggunaan teknologi yang tidak layak
Teknologi komputer memberi para analis sistem (system analyst) dan pemrogram (programmer) berbagai kemampuan pemrosesan. Teknologi ini harus disesuaikan dengan kebutuhan pemakai untuk mengoptimalkan implementasi kebutuhan tersebut. Kekeliruan dalam penandingan antara teknologi dengan kebutuhan pemakai kebutuhan dapat mengakibatkan pengeluaran yang tidak perlu atas sumberdaya organisasi.
Salah satu penyalahgunaan teknologi adalah penggunaan teknologi baru sebelum adanya kepastian yang jelas mengenai kebutuhannya. Banyak organisasi memperkenalkan teknologi database tanpa menetapkan dengan jelas kebutuhan akan teknologi tersebut. Pengalaman menunjukkan bahwa para pemakai awal (new user) suatu teknologi baru seringkali mengkonsumsi jumlah sumberdaya yang cukup besar selama mempelajari cara penggunaan teknologi baru tersebut.
Penggunaan teknologi yang tidak layak antara lain:
- Analis sistem atau pemrogram tidak mempunyai keahlian yang cukup untuk menggunakan teknologi tersebut.
- Pemakai yang awam terhadap teknologi hardware yang baru.
- Pemakai yang awam terhadap teknologi software yang baru.
- Perencanaan yang minim untuk instalasi teknologi hardware dan software yang baru.

* Pengulangan kesalahan
Dalam pemrosesan manual, kesalahan-kesalahan dibuat secara individual. Jadi seseorang dapat memproses satu pos dengan benar, membuat kesalahan pada pos berikutnya, memproses 20 pos berikutnya dengan benar dan kemudian membuat kesalahan lainnya lagi.
Dalam sistem yang terotomatisasi, aturan-aturan diterapkan secara konsisten. Jadi, jika aturan-aturannya benar, pemrosesannya akan selalu benar. Tetapi jika aturan-aturannya salah, pemrosesannya akan selalu salah.
Kondisi-kondisi yang mengakibatkan pengulangan kesalahan meliputi:
- Tidak cukupnya pengecekan atas pemasukan informasi input.
- Tidak cukupnya tes atas program
- Tidak dimonitornya hasil-hasil dari pemrosesan

* Kesalahan berantai
Kesalahan berantai merupakan ‘efek domino’ dari kesalahan-kesalahan di segenap sistem aplikasi. Kesalahan suatu bagian program atau aplikasi akan berakibat pada kesalahan kedua yang meskipun tidak berkaitan di bagian lain aplikasi. Kesalahan kedua ini dapat berakibat kesalahan ketiga dan seterusnya.
Resiko kesalahan berantai sering dikaitkan dengan pelaksanaan perubahan sistem aplikasi. Perubahan dilaksanakan dan diuji dalam program di mana perubahan terjadi. Namun demikian, beberapa kondisi dapat berubah karena adanya perubahan yang menimbulkan kesalahan di bagian lain sistem aplikasi tersebut.
Rantai kesalahan dapat terjadi di antara aplikasi-aplikasi. Resiko ini akan semakin besar sejalan dengan semakin terpadunya aplikasi.

*Pemrosesan yang tidak logis
Pemrosesan yang tidak logis merupakan akibat dari suatu kejadian yang diotomatisasi yang dapat dikatakan sangat tidak mungkin dalam proses manual. Contohnya adalah pembuatan cek untuk gaji dan upah untuk seorang pegawai yang melampaui Rp. 100 juta. Hal ini mungkin saja terjadi dalam sistem yang terotomatisasi yang timbul karena kesalahan pemrograman atau kesalahan hardware, akan tetapi tidak mungkin terjadi dalam sistem manual.
Kondisi yang dapat mengakibatkan pemrosesan yang tidak logis adalah karena:
- Field-field yang terlalu kecil atupun terlalu besar.
- Tidak diceknya nilai-nilai yang cukup besar dan tidak lazim pada dokumen output.
- Tidak diamatinya dokumen-dokumen output.

*Ketidakmampuan menerjemahkan kebutuhan pemakai ke dalam persyaratan teknis
Salah satu kegagalan utama pengolahan data adalah adanya kegagalan komunikasi antara para pemakai dengan personil teknis. Dalam banyak kasus, para pemakai tak dapat menyatakan dengan baik kebutuhan-kebutuhan mereka dalam cara yang memudahkan proses penyiapan aplikasi komputer. Sebaliknya, orang-orang teknis komputer seringkali tidak mampu menyerap dengan baik kepentingan dan permintaan para pemakainya. Resiko pemuasan kebutuhan ini merupakan resiko yang kompleks.
Resiko yang timbul meliputi kegagalan untuk mengimplementasikan kebutuhan karena para pemakai tidak memiliki kemampuan teknis. Dampaknya adalah kebutuhan yang diimplementasikan adalah kebutuhan yang tidak layak karena personil teknis tidak memahami kebutuhan sebenarnya dari pemakai. Akibat lainnya adalah munculnya sistem manual yang semakin besar untuk menutup kelemahan-kelemahan dalam aplikasi komputer.

Kondisi ketidakmampuan menerjemahkan kebutuhan pemakai ini disebabkan antara lain:
- Para pemakai tidak memiliki keahlian teknis EDP
- Orang-orang teknis tidak memiliki pemahaman yang cukup mengenai permintaan pemakai.
- Ketidakmampuan untuk merumuskan permintaan dengan cukup terinci.
- Sistem yang digunakan oleh banyak ‘user’ tanpa ada ‘user ‘ yang bertanggung jawab atas sistem tersebut.

*Ketidakmampuan dalam mengendalikan teknologi
Pengendalian memang sangat diperlukan dalam penggunaan lingkungan berteknologi. Pengendalian-pengendalian akan menjamin bahwa versi yang tepat berada digunakan pada saat yang tepat; bahwa file-file yang tepat digunakan; bahwa para operator komputer melaksanakan instruksi yang tepat; prosedur yang memadai dikembangkan untuk mencegah, mendeteksi dan memperbaiki permasalahan yang terjadi; dan bahwa data yang tepat disimpan dan kemudian diperoleh dengan mudah jika diperlukan.

Kondisi yang menimbulkan teknologi yang tak terkendali mencakup:
- Pemilihan kemampuan pengendalian sistem yang ditawarkan oleh rekanan pemrogram
sistem yang tanpa memperhatikan kebutuhan audit.
- Terlalu banyaknya pengendalian yang dikorbankan demi menjaga efisiensi operasi.
- Prosedur-prosedur untuk memulai kembali/pemulihan (recovery data) yang tidak

* Pemasukan data yang tidak benar
Data dimasukkan dalam berbagai cara. Ada yang sistem batch atau on-line dengan melalui berbagai media input seperti key-to-disk, scanner dan sebagainya. Data input yang salah atau palsu merupakan penyebab yang paling sederhana dan paling lazim dari prestasi yang tidak diinginkan dalam suatu sistem aplikasi.
Dikalangan orang-orang yang berkecimpung dalam dunia komputer ada istilah GIGO (Garbage In Garbage Out), artinya bila ada data masukan (input) yang diolah salah maka informasi yang dihasilkan juga akan salah

Kondisi yang dapat menimbulkan kesalahan pemasukan data, antara lain:
- Nilai-nilai data sumber yang tidak layak atau tidak konsisten mungkin tidak dideteksi.
- Kesalahan manusiawi dalam mengetik (keying) data atau kesalahan-kesalahan selama transkripsi mungkin tidak dideteksi.
- Record data yang tidak lengkap atau diformat secara buruk mungkin diterima seakan-akan record itu lengkap.
- Kesalahan mekanis peralatan hardware.
- Kesalahan interpretasi karakter-karakter atau pengertian input yang dicatat secara manual.
- Kesalahan prosedur pemasukan data.

*Data yang terkonsentrasi
Dalam sistem manual, data ditimbun dan disimpan di berbagai tempat, jadi sukar bagi seseorang yang tak berwenang menghabiskan banyak waktu untuk melihat-lihat lemari-lemari arsip atau bidang penyimpanan manual lainnya.
Aplikasi yang dikomputerisasi seringkali memusatkan data dalam suatu format yang mudah diakses. Seseorang yang tak berwenang dapat melihat-lihat dengan menggunakan program komputer. Ini akan sulit dideteksi tanpa adanya pengamanan yang memadai. Selain itu, data dapat disalin dengan cepat tanpa meninggalkan jejak yang dapat terlihat atau menghancurkan data orisinilnya. Jadi, pemilik data tidak akan sadar bahwa data tersebut telah dicuri atau dirusak.
Teknologi database ternyata telah meningkatkan resiko manipulasi data dan pencurian nilai informasi itu bagi seseorang yang tidak berwenang. Sebagai contoh, informasi mengenai seseorang dalam aplikasi gaji dan upah terbatas pada pembayaran berjalan. Tetapi kalau data tersebut disertai dengan riwayat personil, maka bukan hanya informasi pembayaran berjalan saja yang tersedia akan tetapi juga riwayat pembayaran gaji, keahlian individual, tahun masa kerja, perkembangan pekerjaan dan mungkin juga mengenai evaluasi prestasi.
Konsentrasi data meningkatkan permasalahan mengenai reliabilitas (andalnya) data yang lebih besar dari sekadar sekeping data atau sebuah file data saja. Jika fakta yang dimasukkan ternyata salah, semakin banyak aplikasi yang mengandalkan data tersebut, semakin besar dampak kesalahannya. Selain itu, semakin banyak aplikasi yang menggunakan data yang terkonsentrasi, semakin besar dampaknya jika data tersebut hilang karena problem yang terjadi pada hardware atau software yang digunakan untuk memroses data tersebut.
Kondisi yang dapat menimbulkan permasalahan akibat konsentrasi data mencakup:
-Tidak memadainya pengendalian akses yang memungkinkan akses yang tidak berwenang ke data.
-Data yang salah dan dampaknya terhadap pemakai data tersebut.
-Dampak gangguan-gangguan hardware dan software yang menyediakan data bagi para pemakai.

*Ketidakmampuan dalam mendukung pemrosesan
Aplikasi yang dikomputerisasi harus memiliki kemampuan untuk mendukung pemrosesan. Dukungan ini meliputi baik kemampuan untuk merekonstruksi pemrosesan suatu transaksi saja maupun kemampuan untuk merekonstruksi total pengendalian. Aplikasi-aplikasi yang dikomputerisasi harus dapat menghasilkan semua sumber transaksi yang mendukung pengendalian menyeluruh. Tujuannya adalah untuk tujuan perbaikan kesalahan dan pembuktian kebenaran pemrosesan. Kalau terjadi kesalahan, personil komputer harus menunjukkan penyebab kesalahan itu sehingga penyebab-penyebab itu dapat diperbaiki. Auditor seringkali memverifikasi kebenaran pemrosesan, yaitu apakah pemrosesan data telah benar.
Kondisi yang dapat mengakibatkan timbulnya ketidakmampuan untuk penyediaan pendukung pemrosesan antara lain:
-Bukti pendukung tidak disimpan cukup lama
-Biaya untuk mendukung pemrosesan melebihi manfaat yang dapat diperoleh dari proses.

*Penyalahgunaan pemakai akhir (end user)
Sistem aplikasi didesain untuk melayani pemakai akhir, tetapi mereka juga dapat menyalahgunakan untuk tujuan-tujuan yang tidak diinginkan. Seringkali sangat sulit menentukan apakah pengguanaan sistem tersebut sesuai dengan pelaksanaan masing-masing pekerjaan mereka yang sah.
Seorang karyawan mungkin mengubah informasi untuk penggunaan tidak sah; misalnya, ia mungkin menjual data rahasia mengenai informasi kepada perusahaan lain atau pesaing. Atau ia dapat menggunakan sistem untuk kepentingan pribadinya. Atau karyawan yang tidak puas atau yang dipecat mungkin merusak atau mengubah record – sedemikian rupa, sehingga record-record pendukungnya juga rusak dan tidak berguna.

*Kesalahan prosedur pada fasilitas EDP
Baik kesalahan maupun tindakan yang tak sengaja dilakukan oleh staf operasi EDP dapat menimbulkan prosedur-prosedur yang tidak tepat dan pengendalian yang terlambat dan mungkin kehilangan-kehilangan dalam media penyimpanan dan output.
Contohnya antara lain:
-File-file mungkin rusak selama reorganisasi database atau selama membersihkan ruang disk.
-Pemeliharaan hardware mungkin dilakukan sementara data tengah berada dalam posisi on-line.
- Suatu program mungkin dilaksanakan dua kali dengan menggunakan sebuah transaksi yang sama.
- Pengawasan personel operasi yang tidak memadai selama pergantian jam istirahat.
- File-file atau disk yang penting mungkin disusun tanpa adanya penulisan yang dilindungi atau label yang gampang terhapus

*Kesalahan-kesalahan program
Meskipun program dirancang dan dikembangkan melalui prosedur yang pengujian dan review yang memadai namun demikian masih mungkin akan berisikan kesalahan yang tidak memadai. Selain itu para pemrogram dapat dengan sengaja memodifikasi program untuk menghasilkan pengaruh sampingan yang tidak diinginkan, atau mereka dapat menyalahgunakan program yang menjadi tanggungjawab mereka.
Contohnya antara lain:
-Record-record mungkin dihapus dari file penting tanpa ada jaminan bahwa record yang dihapus tersebut dapat direkonstruksi kembali.
-Para pemrogram mungkin menyelipkan perintah tertentu dalam program yang dapat memanipulasi data untuk kepentingan mereka sendiri.
-Perubahan-perubahan program tidak diuji dengan cukup memadai sebelum digunakan dalam pelaksanaan produksi.
- Perubahan program dapat menimbulkan kesalahan baru karena adanya interaksi yang tak terduga diantara modul-modul program.
- Program tidak mampu mendeteksi kesalahan-kesalahan yang terjadi hanya untuk kombinasi input yang tidak lazim ( mis. program yang diharapkan dapat menolak semua nilai kecuali rentang nilai tertentu ternyata dapat menerima nilai tambahan).
- Para pemrogram mungkin tidak menyediakan suatu log (catatan perubahan) atau salinan pendukung untuk memformalisasikan aktivitas aplikasi.

*Kerusakan sistem komunikasi
Informasi yang dikirim atau disebarkan dari satu lokasi ke lokasi lainnya melalui jalur komunikasi adalah rawan terhadap kerusakan yang tidak sengaja atau penyadapan serta modifikasi dengan sengaja oleh pihak yang tidak berwenang.
Kerusakan yang tidak sengaja:
-Kesalahan komunikasi yang tidak dideteksi dapat menghasilkan data yang tidak benar atau berubah.
-Informasi mungkin tak sengaja diarahkan ke terminal yang salah.
-Sinyal komunikasi mungkin meninggalkan penggalan-penggalan pesan yang tak terlindungi dalam memori selama interupsi pemrosesan yang tidak terduga atau tiba-tiba.
-Protocol komunikasi mungkin tidak mengidentifikasi secara positif pengirim atau penerima pesan.
Tindakan-tindakan yang disengaja:
- Jalur komunikasi mungkin dipantau oleh orang-orang yang tidak berwenang.
- Data atau program mungkin dicuri oleh ‘pemakai gelap’ melalui sirkuit telepon dari suatu terminal entri jarak jauh.
- Jika digunakan sandi, kunci-kuncinya mungkin dicuri.
- Pesan-pesan palsu mungkin diselipkan ke dalam sistem aplikasi.
- Pesan-pesan benar mungkin dihapus dari dalam sistem aplikasi.
Adanya kelemahan-kelemahan seperti tersebut diatas, pengendalian akuntansi sangat diperlukan dalam Pengolahan Data Elektronik (PDE). Pengolahan data elektronik adalah pengolahan data yang menggunakan komputer. Pengendalian akuntansi ini bertujuan untuk menghasilkan informasi yang dapat dipercaya. Pengendalian akuntansi mempunyai tujuan utama menga¬mankan harta kekayaaan perusahaan dan menjamin kebenaran data serta ketepatan data akuntansi.

>>ANCAMAN ANCAMAN TERHADAP SIA<<

Salah satu ancaman yang dihadapi
perusahaan adalah kehancuran karena
bencana alam dan politik, seperti :

– Kebakaran atau panas yang berlebihan
– Banjir, gempa bumi
– Badai angin, dan perang

Ancaman kedua bagi perusahaan adalah
kesalahan pada software dan tidak
berfungsinya peralatan, seperti :
– Kegagalan hardware
– Kesalahan atau terdapat kerusakan pada
software, kegagalan sistem operasi, gangguan
dan fluktuasi listrik.
– Serta kesalahan pengiriman data yang tidak
terdeteksi.

Ancaman ketiga bagi perusahaan adalah
tindakan yang tidak disengaja, seperti :
– Kecelakaan yang disebabkan kecerobohan
manusia
– Kesalahan tidak disengaja karen teledor
– Kehilangan atau salah meletakkan
– Kesalahan logika
– Sistem yang tidak memenuhi kebutuhan
perusahaan

Ancaman keempat yang dihadapi
perusahaan adalah tindakan disengaja,
seperti :
– sabotase
– Penipuan komputer
– Penggelapan

Mengapa ancaman-ancaman SIA
meningkat?
*Peningkatan jumlah sistem klien/server memiliki arti
bahwa informasi tersedia bagi para pekerja yang tidak
baik.
* Oleh karena LAN dan sistem klien/server
mendistribusikan data ke banyak pemakai, mereka
lebih sulit dikendalikan daripada sistem komputer
utama yang terpusat.
* WAN memberikan pelanggan dan pemasok akses ke
sistem dan data mereka satu sama lain, yang
menimbulkan kekhawatiran dalam hal kerahasiaan.

>>MANAJEMEN E-BUSINESS<<

Manajemen Bisnis – Prinsip dan Standarisasi Manajemen Perusahaan


Bisnis merupakan kegiatan dalam menjual produk atau jasa agar memberikan keuntungan bagi pemiliknya. Bisnis merupakan kegiatan beresiko memberikan kerugian baik dari segi material atau non-material. Namun bila berhasil maka akan memberikan keuntungan dan kesejahteraan bagi pemiliknya. Agar terhindar dari resiko bisnis maka bisnis harus dijalankan dengan tepat dengan perencanaan yang matang dan pelaksanaan yang serius dan mantap. Bisnis terdiri atas beberapa komponen penting yang saling mendukung dan melengkapi. Bila salah satu komponen gagal maka akan mengganggu komponen lain. Berikut adalah komponen-komponen bisnis tersebut:

* Manajemen, yaitu bagian yang merencanakan, mengelola, dan menjalankan bisnis. Komponen ini bisa disebut sebagai backend yaitu komponen yang berada di belakang layar.
* Kekuatan brand atau image, yaitu karisma, kekuatan emosional yang dimiliki oleh perusahaan dan merupakan pandangan/perasaan masyarakat terhadap perusahaan atau produk.
* Produk atau Layanan, komponen yang dijual atau ditawarkan kepada pasar. Komponen ini bisa disebut sebagai front end karena komponen ini berada didepan. Komponen inilah yang berhadapan dengan masyarakat.
* Partner, yaitu pihak yang ikut membantu dalam menjalankan bisnis.
* Pelanggan, yaitu pihak yang akan menerima tawaran atau membeli produk dan layanan yang ditawarkan.

Saya akan membahas komponen-komponen diatas satu persatu disertai kriteria, prisip, dan standar yang perlu dipenuhi agar tiap komponen dapat berfungsi maksimal sesuai yang diharapkan. Tiap komponen tidak dapat berdiri sendiri karena gangguan pada satu komponen akan mengganggu komponen lain. Saya akan menulis pemikiran saya berdasarkan pengalaman, buku-buku manajemen bisnis, dan studi kasus pada perusahaan-perusahaan tertentu. Pada posting ini saya akan membahas pada komponen Manajemen. Dan saya akan teruskan pada tulisan-tulisan berikutnya.
Manajemen

Manajemen suatu perusahaan adalah nyawa dari suatu perusahaan. Manajemen yang menentukan pertumbuhan atau kebangkrutan suatu perusahaan. Dengan adanya suatu pengelolaan dan manajemen yang baik maka suatu perusahaan akan mampu bertahan dari segala tekanan, kendala, dan rintangan yang ada. Bahkan akan berkembang menjadi lebih besar dan lebih baik lagi. Dalam mengelola perusahaan maka ada prinsip dan standarisasi dimana hal-hal tersebut akan sangat membantu perkembangan perusahaan bila diterapkan dengan baik. Prisip dan standar ini bukanlah nilai mutlak dalam kesuksesan suatu perusahaan. Tidak selamanya suatu perusahaan yang telah melakukan segala sesuatunya dengan baik akan sukses. Terkadang ada beberapa kendala atau halangan yang tidak dapat dihindari contohnya tertipu rekan kerja atau tertimpa bencana serta kendala-kendala lainnya. Berikut adalah beberapa prinsip dan standarisasi yang diharapkan mampu mendukung kemajuan dan perkembangan suatu perusahaan:

1. Perancanaan yang Matang
Sebelum suatu perusahaan berdiri maka biasanya modal merupakan kendala awal yang harus dipenuhi sebelum perusahaan berjalan. Tidak selamanya modal besar pasti memberikan keuntungan besar. Pengelolaan modal yang efektif dan efisien akan memberikan keuntungan yang maksimal. Untuk kita kita harus melakukan perhitungan modal dan biaya yang diperlukan untuk operasional perusahaan dalam jangka beberapa waktu ke depan. Kita harus mampu memberikan anggaran yang aman untuk operasional perusahaan dalam beberapa waktu kedepan. Jadi bukan mengamankan anggaran hanya untuk hari ini dan besok. Dengan adanya pengamanan anggaran dalam jangka panjang maka perusahaan akan mampu bertahan bila mengalami kendala atau bencana yang sifatnya mendadak dan tidak diperhitungkan sebelumnya.
Dengan melakukan perencanaan dan perancangan perusahaan secara matang maka perusahaan akan siap menghadapi berbagai kendala dan rintangan karena telah diperhitungkan sebelumnya. Misalnya dalam membuat suatu produk maka kita harus melakukan penelitian terlebih dahulu mengenai pasar, konsumen, produk pesaing, dan kendala-kendala yang mungkin akan muncul agar produk kita tepat sasaran dan tidak gugur bila terkena berbagai tekanan dan kendala yang muncul. Saat ini penggunaan teknologi informasi dalam kegiatan bisnis mampu memudahkan dan mempercepat perencanaan perusahaan. Sistem yang digunakan disebut Enterprise Resource Planning(ERP) dimana sistem ini melakukan perencanaan dengan konsep Manajemen Operasional dengan suatu aplikasi yang terintegrasi. Beberapa kegiatan manajemen dapat terbantu dengan sistem ini seperti inventory management, financial management, reporting, manufacturing management, dan kegiatan lainnya.
2. Sumber Daya Manusia yang Berkualitas, Loyal, dan Sejahtera.
Sumber daya manusia (SDM) yang berkualitas merupakan kunci penggerak perusahaan. Dengan adanya SDM yang mampu menggerakkan perusahaan dengan baik maka suatu perusahaan akan mampu berkembang dan melakukan bisnisnya dengan efektif dan efisien. SDM yang berkualitas tidaklah cukup untuk menjalankan perusahaan dalam jangka panjang. Diperlukan loyalitas pegawai terhadap perusahaan tempat dimana dia bekerja. Dengan membangun hubungan emosional antara perusahaan dan pegawainya maka seorang pegawai akan berusaha semaksimal mungkin memberikan kontribusi terbaik buat perusahaan. Tanpa adanya hubungan emosional antara perusahaan dan pegawai maka pegawai hanya menjalankan kewajibannya tanpa memberikan seluruh kemampuannya untuk perusahaan. Bila kewajibannya telah dilakukan maka dia hanya akan berjalan ditempat tanpa memberikan inovasi, kreatifitas, dan ide cemerlang yang sebenarnya bisa dilakukan bila pegawai memiliki ikatan emosional yang membuat dia ingin ikut membangun dan mengembangkan perusahaan menjadi lebih baik.
Sumber daya manusia yang berkualitas, dan loyal belum tentu dapat memberikan kontribusi terbaik yang dimilikinya. Manusia yang memiliki kebutuhan tentu akan berusaha agar dapat memenuhi segala kebutuhannya. Bila seorang pegawai merasa bahwa penghasilan yang dimilikinya tidak memenuhi kebutuhannya maka tentu dia akan berusaha untuk mencari jalan agar dapat memenuhi seluruh kebutuhannya. Bila hal ini terjadi maka pegawai mencari kerja sampingan yang akan menyita waktu, pikiran, dan tenaganya sehingga ia tidak dapat memberikan kemampuannya secara maksimal pada perusahaan. Mengapa terkadang beberapa perusahaan melakukan meeting, atau penyusunan anggaran di hotel padahal kantor mereka memiliki fasilitas yang sama dengan hotel? Mungkin buat sebagian orang hal ini adalah pemborosan, tapi dampak baiknya adalah para peserta meeting atau rapat akan lebih berkosentrasi dan memberikan pemikiran mereka secara maksimal tanpa terganggu oleh masalah lainnya seperti macet di perjalanan ke kantor, permasalahan di rumah, dan kendala-kendala di luar perusahaan. Dengan adanya dukungan dari perusahaan agar pegawai tidak dipusingkan oleh hal-hal lain diluar perusahaan maka pegawai diharapkan dapat memberikan kontribusi maksimal buat perkembangan perusahaan.
3. Manager yang Terbuka, Tegas, dan Demokrat
Kepemimpinan seorang manager merupakan penunjuk jalan yang benar bagi perusahaan. Mereka adalah nakhoda kapal yang akan menentukan apakah perusahaan akan mencapai tujuan atau tidak. Jiwa kepemimpinan yang berwibawa harus dimiliki oleh seorang manager perusahaan, namun dengan wibawa bukan berarti bersikap tertutup terhadap pegawainya. Justru sikap terbuka seorang pemimpin yang mau menerima masukan dan saran dari bawahannya akan membantu seorang manager dalam memimpin perusahaan atau departement yang dibawahinya. Ketegasan dalam memimpin dan mengambil keputusan sangat diperlukan oleh seorang manager, karena di tangan mereka keputusan akan jalan yang ditempuh oleh perusahaan akan menentukan perkembangan dan operasional perusahaan. Manager juga harus dapat mempertanggung jawabkan keputusan mereka di depan direksi tidak melulu menyalahkan bawahan yang tidak becus melakukan perintahnya. Sebaiknya setiap pengambilan keputusan melibatkan banyak pihak, baik itu bawahan ataupun pihak lain yang terkait. Dengan adanya masukan dari yang lain maka manager dapat mempertimbangkan dan mengambil keputusan yang tepat dan memuaskan banyak pihak.
Hubungan antara manager dan bawahan juga harus baik dan terjaga. Sebisa mungkin ada hubungan 2 arah antara manager dan bawahan, bukan hubungan searah dimana manager terus-terusan memberi perintah kepada bawahan tanpa mau mendengar keluhan dan perasaan bawahannya. Bila ada hubungan harmonis seperti keluarga dalam suatu perusahaan maka akan tercipta team kerja yang solid dan kuat dalam menjalankan perusahaan.
4. Lingkungan Kerja yang Nyaman dan Mendukung
Seorang pekerja menghabiskan hampir setengah hidupnya dalam sehari berada di kantor. Sehingga kantor merupakan tempat kedua setelah rumah yang menjadi tempat terlama dimana pekerja berada. Untuk itu lingkungan kantor yang nyaman, kondusif, dan mendukung pekerjaan mutlak diperlukan. Lingkungan kerja bukan berarti hanya kantor saja, akan tetapi termasuk suasana kerja, dan hubungan antar pegawai perusahaan. Bila salah satu bagian dari lingkungan kerja tersebut ada yang membuat tidak nyaman seorang pekerja maka akan berdampak terhadap menurunnya kinerja dan kontribusi pegawai tersebut terhadap perusahaan.
Kantor adalah tempat bekerja dimana kenyamanan kantor bergantung pada kebersihan, kerapian, ketenangan, keindahan, suhu dan udara yang sesuai, serta tata letak furniture dan ruangan yang baik. Perangkat kerja yang mendukung juga perlu diperhatikan. Jangan memaksakan penghematan terhadap perangkat kantor yang dapat menghambat pekerja. Beberapa perusahaan terkadang mempertahankan komputer tua yang suka crash dengan alasan masih dapat dipakai padahal justru kelambatan dan tuanya perangkat membuat waktu bekerja dan terkadang menghambat pekerja pada saat perangkat tua tersebut rusak. Kantor yang nyaman akan membuat pegawai betah dan tidak terburu-buru ingin meninggalkan kantor sehingga pekerja lebih berkosentrasi dalam melakukan pekerjaannya. Suasana kekeluargaan di kantor perlu dibina agar pegawai merasa sebagai bagian dari perusahaan dan memiliki rasa tanggung jawab terhadap perusahaan untuk menjaga nama baik perusahaan. Jangan sampai ada sifat iri, sinis, atau ada pertikaian antar pegawai karena akan mengganggu pekerjaan dan kinerja perusahaan.
Perlu diperhatikan juga bagaimana pegawai berangkat dan pulang dari kantor. Bila pegawai tinggal terlalu jauh dari kantor maka perlu dipikirkan bagaimana bila terkendala macet dan terlambat sampai dikantor. Ada baiknya perusahaan menyediakan jemputan karyawan karena selain membantu karyawan juga akan mengakrabkan karyawan karena ada waktu bercerita dalam perjalanan dari atau ke kantor.
5. Terbuka dan Selalu Belajar
Perkembangan dunia bisnis begitu cepat. Begitu banyak bidang yang mendukung suatu bisnis misalnya bidang teknologi informasi. Begitu banyak perubahan yang terjadi diluar perusahaan, karena itu kita tidak boleh tertutup dan harus berusaha menerima perubahan yang ada. Dengan selalu mempelajari perubahan dan perkembangan maka suatu perusahaan akan dapat bersaing dengan perusahaan lain dan tidak tertinggal oleh tren dan perkembangan yang terus berjalan. Perusahaan harus mempelajari dan menerapkan berbagai perkembangan dan perubahan yang mampu memberikan manfaat yang efektif dan efisien bagi perusahaan. Dengan demikian maka perusahaan akan selalu dapat berkembang, dan berjalan seiring dengan perubahan dan perkembangan yang ada.

>>KUNCI SUKSES E-BUSINESS<<

Terdapat dua faktor penting dalam menetapkan keberhasilan langkah-langkah untuk masuk dalam e-business.

Faktor pertama adalah tingkat kesesuaian dan dukungan aktivitas e-business atas strategi keseluruhan perusahaan. Faktor kedua adalah kemampuan untuk menjamin bahwa proses e-business memenuhi tiga karakteristik kunci yang dibutuhkan dalam transaksi bisnis apapun yaitu validitas, integritas, dan privasi.

Infrastruktur untuk E-Business termasuk faktor yang mempengaruhi keberhasilan E-Business. Infrastruktur merupakan hal yang penting untuk diingat bahwa mengimplementasikan proses e-business bukan merupakan strategi dasar. Implementasi e-business hanya berarti mempergunakan teknologi informasi jaringan dan komunikasi secara lebih efisien dan efektif dalam melaksanakan proses bisnis. Nilai strategis untuk melakukan hal ini tergantung pada tingkat sejauh mana proses tersebut dapat membantu organisasi mengimplementasikan dan mencapai strategi keseluruhannya.

Sebagai contoh, desain website yang optimal bagi perusahaan yang mengejar strategi diffrerensiasi produk didasarkan pada kualitas pelayanan pada pelanggannya., tampaknya akan berbeda dengan desain bagi perusahaan yang melihat dirinya sebagai penyedia komoditas berbiaya rendah. Pada situasi kedua, Websitenya mungkin didesain untuk menggantikan, sebanyak mungkin, kebutuhan untuk memberikan pelayanan pada pelanggan secara langsung. Sebagai gantinya, fitur FAQ akan dikembangkan secara luas. Sebagai pendukung tambahan, pelanggan mungkin akan diminta untuk memberikan pertanyaan mereka melalui e-mail. Apabila terdapat nomor telepon bebas pulsa tersebut. Sebaliknya, Website perusahaan yang mengejar strategi differensiasi melalui pelayanan pada pelanggan yang superior, dapat mencakup bukan hanya daftar FAQ, tetapi juga fitur pertanyaan mereka. Dukungan berupa telepon tampaknya akan diberikan hanya melalui nomor bebas pulsa dan akan dikelola untuk meminimalkan waktu tunggu. Tiga Karakteristik Utama Transaksi Bisnis. Faktor penting kedua untuk keberhasilan e-business adalah memastikan bahwa proses e-business memiliki tiga karakteristik fundamental yang harus ada dalam tiap transaksi bisnis-yaitu validitas, integritas dan privasi (VIP). 1. Validitas. Kedua pihak dalam suatu transaksi harus dapat menyatakan keaslian identitas kedua belah pihak untuk memastikan bahwa transaksi tersebut valid dan sah. Pembeli yang tidak boleh menyampaikan pesanan yang membuat penjual harus menyediakan waktu dan sumber daya untuk memenuhi pesanan tersebut, dan kemudian menolak pesanan tersebut. Sebaliknya penjual tidak boleh dibiarkan untuk berusaha mendapat pesanan dan kemudian mengingkarinya. 2. Integritas. Kedua pihak dalam suatu transaksi harus yakin bahwa informasi yang dipertukarkan akurat dan tidak diubah selama proses transmisi. 3. Privasi. Privasi atau kerahasiaan transaksi bisnis dan informasi apa pun yang dipertukarkan dalam transaksi tersebut harus disimpan dengan baik, jika diinginkan oleh salah satu pihak.

Teknik Enkripsi. Enkripsi mencakup proses konversi pesan dari teks biasa menjadi kode rahasia. Teknik ini melibatkan penggunaan formula, yang dinamakan dengan kunci (key) untuk mengubah informasi aslinya. Ada dua jenis utama system enkripsi. Mereka berbeda dalam hal kunci-kunci yang dipergunakan dan cara kunci-kunci tersebut didistribusikan. Salah-satu jenis enkripsi adalah system kunci tunggal (single key system). Algoritma dan encryption standard (DES) adalah system kunci tunggal komersil yang banyak sekali dipergunakan. Sistem enkripsi kunci tunggal dinamakan demikian karena mempergunakan kunci yang sama untuk melakukan enkripsi dan deskripsi pesan. Keunggulan utama dari system kunci tunggal adalah sederhana, cepat dan efisien. Akan tetapi, masalah utamanya adalah pengirim harus memberikan kunci rahasianya kepada penerima pesannya. Efektivitas system ini tergantung pada system pengawasan atas orang-orang yang mengetahui kunci rahasianya.

Contoh : Mempergunakan enkripsi untuk melakukan e-business

Langkah 1. Mempergunakan internet untuk masuk ke dalam website badan pemerintah. Scott dan Susan menekan tombol untuk mengumpulkan penawaran. Layar Browser memperlihatkan symbol kunci dan juga memperlihatkan sebuah pesan, yang mengindikasikan bahwa transaksi berikutnya sedang diproses dalam lingkungan yang aman melalui penggunaan enkripsi. Software enkripsi baik yang berada di computer S$S serta yang berada di Website badan pemerintah tersebut bertukar sertifikasi digital. Software di kedua computer tersebut mencari kunci public pihak yang berwenang untuk member sertifikasi, dan mempergunakannya untuk melakukan verifikasi validitas tanda tangan digital pihak yang berwenang untuk member sertifikasi, sehingga dapat menvalidasi informasi yang berada dalam sertifikat digital.

Langkah 2. Scott dan Susan menekan tombol untuk mengirim penawaran lengkap ke badan pemerintah. Di balik layar, software enkripsi dalam computer S$S melakukan hal-hal berikut ini:
* Mempergunakan program yang tersedia bagi public, untuk membuat ringkasan digital dari teks normal perusahaan tersebut.
* Melakukan enkripsi intisari penawaran dengan mempergunakan kunci pribadi S&S. Intisari yang dienkripsi merupakan tanda tangan digital S&S.
* Melakukan enkripsi penawaran dengan mempergunakan algoritma kunci tunggal data encryption standard. Hal ini dilakukan untuk menjamin privasi dan keamanan apabila ada pesaing yang mencoba memotong penawarannya.
* Mempergunakan kunci public badan pemerintah yang diperoleh dari sertifikasi digital badan pemerintah di langkah 1, untuk melakukan enkripsi penawaran di langkah 2. Hal ini untuk memastikan bahwa hanya penerima penawaran yang dituju, yang akan memiliki kunci data encryption standard yang diperlukan untuk memecahkan kode pesan penawaran.

Langkah 3. Paket yang dikirim, termasuk tanda tangan digital S&S (yang dibuat dilangkah 2b), penawaran yang telah dienkripsi (dibuat di langkah 2c), dan kunci data encryption standard yang dienkripsi (dibuat di langkah 2d), dikirim ke Website badan pemerintah.
Langkah 4. Komputer milik badan pemerintah menerima paket yang berisi bahan enkripsi dari S&S. Software enkripsi dalam computer milik badan pemerintah secara otomatis akan melakukan hal-hal berikut ini:
* Mempergunakan kunci public S&S, yang diperoleh dari sertifikat digital yang dipertukarkan di langkah 1, untuk memecahkan kode tanda tangan digital yang dikirim &S. Langkah ini akan menghasilkan intisari yang dibuat oleh computer S&S di langkah 2a.
* Mempergunakan kunci pribadi untuk memecahkan kode kunci data encryption standard yang dipergunakan S&S di langkah 2c, agar dapat melakukan enkripsi penawarannya.
* Mempergunakan kunci data encryption standard tersebut untuk memecahkan kode pesan penawaran S$S.
* Mempergunakan program yang tersedia secara public, seperti yang dipergunakan S&S dalam langkah 2a ketika membuat ringkasan digital penawaran S&S.
* Membandingkan intisari yang telah dipecahkan dalam langkah 4a dengan ringkasan digital yang dibuat kembali di langkah 4d. Apabila keduanya sesuai, maka badan pemerintah yakin bahwa (1) penawaran tersebut dibuat dan dikirim oleh S&S, dan (2) penawaran tersebut tidak diubah atau rusak selama masa pengiriman.

Langkah 5. Badan pemerintah mengirim pemberitahuan secara elektronik kepada S&S untuk memberitahukan bahwa penawaran mereka telah diterima.

>>PENGELOLAAN MANAJEMEN E-BUSINESS<<

Bisnis merupakan kegiatan dalam menjual produk atau jasa agar memberikan keuntungan bagi pemiliknya. Bisnis merupakan kegiatan beresiko memberikan kerugian baik dari segi material atau non-material. Namun bila berhasil maka akan memberikan keuntungan dan kesejahteraan bagi pemiliknya. Agar terhindar dari resiko bisnis maka bisnis harus dijalankan dengan tepat dengan perencanaan yang matang dan pelaksanaan yang serius dan mantap. Bisnis terdiri atas beberapa komponen penting yang saling mendukung dan melengkapi. Bila salah satu komponen gagal maka akan mengganggu komponen lain. Berikut adalah komponen-komponen bisnis tersebut:

* Manajemen, yaitu bagian yang merencanakan, mengelola, dan menjalankan bisnis. Komponen ini bisa disebut sebagai backend yaitu komponen yang berada di belakang layar.
* Kekuatan brand atau image, yaitu karisma, kekuatan emosional yang dimiliki oleh perusahaan dan merupakan pandangan/perasaan masyarakat terhadap perusahaan atau produk.
* Produk atau Layanan, komponen yang dijual atau ditawarkan kepada pasar. Komponen ini bisa disebut sebagai front end karena komponen ini berada didepan. Komponen inilah yang berhadapan dengan masyarakat.
* Partner, yaitu pihak yang ikut membantu dalam menjalankan bisnis.
* Pelanggan, yaitu pihak yang akan menerima tawaran atau membeli produk dan layanan yang ditawarkan.

Saya akan membahas komponen-komponen diatas satu persatu disertai kriteria, prisip, dan standar yang perlu dipenuhi agar tiap komponen dapat berfungsi maksimal sesuai yang diharapkan. Tiap komponen tidak dapat berdiri sendiri karena gangguan pada satu komponen akan mengganggu komponen lain. Saya akan menulis pemikiran saya berdasarkan pengalaman, buku-buku manajemen bisnis, dan studi kasus pada perusahaan-perusahaan tertentu. Pada posting ini saya akan membahas pada komponen Manajemen. Dan saya akan teruskan pada tulisan-tulisan berikutnya.
Manajemen

Manajemen suatu perusahaan adalah nyawa dari suatu perusahaan. Manajemen yang menentukan pertumbuhan atau kebangkrutan suatu perusahaan. Dengan adanya suatu pengelolaan dan manajemen yang baik maka suatu perusahaan akan mampu bertahan dari segala tekanan, kendala, dan rintangan yang ada. Bahkan akan berkembang menjadi lebih besar dan lebih baik lagi. Dalam mengelola perusahaan maka ada prinsip dan standarisasi dimana hal-hal tersebut akan sangat membantu perkembangan perusahaan bila diterapkan dengan baik. Prisip dan standar ini bukanlah nilai mutlak dalam kesuksesan suatu perusahaan. Tidak selamanya suatu perusahaan yang telah melakukan segala sesuatunya dengan baik akan sukses. Terkadang ada beberapa kendala atau halangan yang tidak dapat dihindari contohnya tertipu rekan kerja atau tertimpa bencana serta kendala-kendala lainnya. Berikut adalah beberapa prinsip dan standarisasi yang diharapkan mampu mendukung kemajuan dan perkembangan suatu perusahaan:

1. Perancanaan yang Matang
Sebelum suatu perusahaan berdiri maka biasanya modal merupakan kendala awal yang harus dipenuhi sebelum perusahaan berjalan. Tidak selamanya modal besar pasti memberikan keuntungan besar. Pengelolaan modal yang efektif dan efisien akan memberikan keuntungan yang maksimal. Untuk kita kita harus melakukan perhitungan modal dan biaya yang diperlukan untuk operasional perusahaan dalam jangka beberapa waktu ke depan. Kita harus mampu memberikan anggaran yang aman untuk operasional perusahaan dalam beberapa waktu kedepan. Jadi bukan mengamankan anggaran hanya untuk hari ini dan besok. Dengan adanya pengamanan anggaran dalam jangka panjang maka perusahaan akan mampu bertahan bila mengalami kendala atau bencana yang sifatnya mendadak dan tidak diperhitungkan sebelumnya.
Dengan melakukan perencanaan dan perancangan perusahaan secara matang maka perusahaan akan siap menghadapi berbagai kendala dan rintangan karena telah diperhitungkan sebelumnya. Misalnya dalam membuat suatu produk maka kita harus melakukan penelitian terlebih dahulu mengenai pasar, konsumen, produk pesaing, dan kendala-kendala yang mungkin akan muncul agar produk kita tepat sasaran dan tidak gugur bila terkena berbagai tekanan dan kendala yang muncul. Saat ini penggunaan teknologi informasi dalam kegiatan bisnis mampu memudahkan dan mempercepat perencanaan perusahaan. Sistem yang digunakan disebut Enterprise Resource Planning(ERP) dimana sistem ini melakukan perencanaan dengan konsep Manajemen Operasional dengan suatu aplikasi yang terintegrasi. Beberapa kegiatan manajemen dapat terbantu dengan sistem ini seperti inventory management, financial management, reporting, manufacturing management, dan kegiatan lainnya.
2. Sumber Daya Manusia yang Berkualitas, Loyal, dan Sejahtera.
Sumber daya manusia (SDM) yang berkualitas merupakan kunci penggerak perusahaan. Dengan adanya SDM yang mampu menggerakkan perusahaan dengan baik maka suatu perusahaan akan mampu berkembang dan melakukan bisnisnya dengan efektif dan efisien. SDM yang berkualitas tidaklah cukup untuk menjalankan perusahaan dalam jangka panjang. Diperlukan loyalitas pegawai terhadap perusahaan tempat dimana dia bekerja. Dengan membangun hubungan emosional antara perusahaan dan pegawainya maka seorang pegawai akan berusaha semaksimal mungkin memberikan kontribusi terbaik buat perusahaan. Tanpa adanya hubungan emosional antara perusahaan dan pegawai maka pegawai hanya menjalankan kewajibannya tanpa memberikan seluruh kemampuannya untuk perusahaan. Bila kewajibannya telah dilakukan maka dia hanya akan berjalan ditempat tanpa memberikan inovasi, kreatifitas, dan ide cemerlang yang sebenarnya bisa dilakukan bila pegawai memiliki ikatan emosional yang membuat dia ingin ikut membangun dan mengembangkan perusahaan menjadi lebih baik.
Sumber daya manusia yang berkualitas, dan loyal belum tentu dapat memberikan kontribusi terbaik yang dimilikinya. Manusia yang memiliki kebutuhan tentu akan berusaha agar dapat memenuhi segala kebutuhannya. Bila seorang pegawai merasa bahwa penghasilan yang dimilikinya tidak memenuhi kebutuhannya maka tentu dia akan berusaha untuk mencari jalan agar dapat memenuhi seluruh kebutuhannya. Bila hal ini terjadi maka pegawai mencari kerja sampingan yang akan menyita waktu, pikiran, dan tenaganya sehingga ia tidak dapat memberikan kemampuannya secara maksimal pada perusahaan. Mengapa terkadang beberapa perusahaan melakukan meeting, atau penyusunan anggaran di hotel padahal kantor mereka memiliki fasilitas yang sama dengan hotel? Mungkin buat sebagian orang hal ini adalah pemborosan, tapi dampak baiknya adalah para peserta meeting atau rapat akan lebih berkosentrasi dan memberikan pemikiran mereka secara maksimal tanpa terganggu oleh masalah lainnya seperti macet di perjalanan ke kantor, permasalahan di rumah, dan kendala-kendala di luar perusahaan. Dengan adanya dukungan dari perusahaan agar pegawai tidak dipusingkan oleh hal-hal lain diluar perusahaan maka pegawai diharapkan dapat memberikan kontribusi maksimal buat perkembangan perusahaan.
3. Manager yang Terbuka, Tegas, dan Demokrat
Kepemimpinan seorang manager merupakan penunjuk jalan yang benar bagi perusahaan. Mereka adalah nakhoda kapal yang akan menentukan apakah perusahaan akan mencapai tujuan atau tidak. Jiwa kepemimpinan yang berwibawa harus dimiliki oleh seorang manager perusahaan, namun dengan wibawa bukan berarti bersikap tertutup terhadap pegawainya. Justru sikap terbuka seorang pemimpin yang mau menerima masukan dan saran dari bawahannya akan membantu seorang manager dalam memimpin perusahaan atau departement yang dibawahinya. Ketegasan dalam memimpin dan mengambil keputusan sangat diperlukan oleh seorang manager, karena di tangan mereka keputusan akan jalan yang ditempuh oleh perusahaan akan menentukan perkembangan dan operasional perusahaan. Manager juga harus dapat mempertanggung jawabkan keputusan mereka di depan direksi tidak melulu menyalahkan bawahan yang tidak becus melakukan perintahnya. Sebaiknya setiap pengambilan keputusan melibatkan banyak pihak, baik itu bawahan ataupun pihak lain yang terkait. Dengan adanya masukan dari yang lain maka manager dapat mempertimbangkan dan mengambil keputusan yang tepat dan memuaskan banyak pihak.
Hubungan antara manager dan bawahan juga harus baik dan terjaga. Sebisa mungkin ada hubungan 2 arah antara manager dan bawahan, bukan hubungan searah dimana manager terus-terusan memberi perintah kepada bawahan tanpa mau mendengar keluhan dan perasaan bawahannya. Bila ada hubungan harmonis seperti keluarga dalam suatu perusahaan maka akan tercipta team kerja yang solid dan kuat dalam menjalankan perusahaan.
4. Lingkungan Kerja yang Nyaman dan Mendukung
Seorang pekerja menghabiskan hampir setengah hidupnya dalam sehari berada di kantor. Sehingga kantor merupakan tempat kedua setelah rumah yang menjadi tempat terlama dimana pekerja berada. Untuk itu lingkungan kantor yang nyaman, kondusif, dan mendukung pekerjaan mutlak diperlukan. Lingkungan kerja bukan berarti hanya kantor saja, akan tetapi termasuk suasana kerja, dan hubungan antar pegawai perusahaan. Bila salah satu bagian dari lingkungan kerja tersebut ada yang membuat tidak nyaman seorang pekerja maka akan berdampak terhadap menurunnya kinerja dan kontribusi pegawai tersebut terhadap perusahaan.
Kantor adalah tempat bekerja dimana kenyamanan kantor bergantung pada kebersihan, kerapian, ketenangan, keindahan, suhu dan udara yang sesuai, serta tata letak furniture dan ruangan yang baik. Perangkat kerja yang mendukung juga perlu diperhatikan. Jangan memaksakan penghematan terhadap perangkat kantor yang dapat menghambat pekerja. Beberapa perusahaan terkadang mempertahankan komputer tua yang suka crash dengan alasan masih dapat dipakai padahal justru kelambatan dan tuanya perangkat membuat waktu bekerja dan terkadang menghambat pekerja pada saat perangkat tua tersebut rusak. Kantor yang nyaman akan membuat pegawai betah dan tidak terburu-buru ingin meninggalkan kantor sehingga pekerja lebih berkosentrasi dalam melakukan pekerjaannya. Suasana kekeluargaan di kantor perlu dibina agar pegawai merasa sebagai bagian dari perusahaan dan memiliki rasa tanggung jawab terhadap perusahaan untuk menjaga nama baik perusahaan. Jangan sampai ada sifat iri, sinis, atau ada pertikaian antar pegawai karena akan mengganggu pekerjaan dan kinerja perusahaan.
Perlu diperhatikan juga bagaimana pegawai berangkat dan pulang dari kantor. Bila pegawai tinggal terlalu jauh dari kantor maka perlu dipikirkan bagaimana bila terkendala macet dan terlambat sampai dikantor. Ada baiknya perusahaan menyediakan jemputan karyawan karena selain membantu karyawan juga akan mengakrabkan karyawan karena ada waktu bercerita dalam perjalanan dari atau ke kantor.
5. Terbuka dan Selalu Belajar
Perkembangan dunia bisnis begitu cepat. Begitu banyak bidang yang mendukung suatu bisnis misalnya bidang teknologi informasi. Begitu banyak perubahan yang terjadi diluar perusahaan, karena itu kita tidak boleh tertutup dan harus berusaha menerima perubahan yang ada. Dengan selalu mempelajari perubahan dan perkembangan maka suatu perusahaan akan dapat bersaing dengan perusahaan lain dan tidak tertinggal oleh tren dan perkembangan yang terus berjalan. Perusahaan harus mempelajari dan menerapkan berbagai perkembangan dan perubahan yang mampu memberikan manfaat yang efektif dan efisien bagi perusahaan. Dengan demikian maka perusahaan akan selalu dapat berkembang, dan berjalan seiring dengan perubahan dan perkembangan yang ada.

CONTOH APLIKASI SIA
Secara singkat, Sistem Informasi Akuntansi adalah suatu kumpulan struktur dan prosedur berbasis teknologi informasi yang bekerja bersama dengan tujuan untuk mengubah data-data keuangan menjadi informasi keuangan yang berguna bagi stakeholder.

Dalam definisi tersebut terdapat kata kunci Sistem Informasi, yaitu mengubah data menjadi informasi. Kata kunci inilah yang seringkali tidak dipahami oleh orang awam, sehingga mereka salah mengartikan Sistem Informasi dengan pemrograman dan coding-coding rumit. Padahal, mengubah data menjadi informasi adalah fungsi dari database. Artinya, mempelajari Sistem Informasi berarti harus mempelajari database, karena database adalah fondasi utama dari suatu Sistem Informasi.

Pembangunan fondasi Sistem Informasi (baca: database), lebih memerlukan kemampuan analisa dan logika, karena aliran data dalam dunia nyata harus diterjemahkan kedalam aplikasi yang terstruktur dan terstandardisasi. Contohnya,

‘Dalam suatu perusahaan terdapat ribuan karyawan, setiap bulan terdapat karayawan baru dan karyawan resign. Dalam perusahaan itu, seorang supervisor mengawasi beberapa karyawan perusahaan. Supervisor itu juga merupakan karyawan perusahaan tetapi memiliki posisi yang lebih tinggi. Karyawan di perusahaan itu memiliki NIK yang berbeda-beda, gaji yang bervariasi dan tidak bisa dilihat oleh sembarang orang, dan mereka juga berasal dari tempat yang berbeda.’

Disini terlihat bahwa permasalahan bukan terdapat dalam pemrograman atau coding. Permasalahannya adalah, dimana nama-nama karyawan itu akan disimpan, bagaimana menyimpan data supervisor yang berbeda dengan karyawan biasa, bagaimana menarik data supervisor dan karyawan sehingga menjadi informasi ‘siapa membawahi siapa saja’, atau bagaimana menyimpan daftar gaji per karyawan?

Seorang perancang Sistem Informasi harus bisa menjawab pertanyaan-pertanyaan semacam ini. Pemrograman dan coding sebetulnya masalah terakhir dalam pembangunan Sistem Informasi secara utuh. Bila diibaratkan, maka perancangan database adalah merancang bentuk dan ukuran bangunan, sedangkan pemrograman dan coding adalah membangun bangunannya.

Inti dari perancangan database terdapat pada Data Flow Diagram, Entity Relationship-Diagram, dan Hukum Normalisasi. Sedangkan bahasa database terbaik saat ini adalah SQL (Structured Query Language). SQL sendiri ada berbagai macam versi, tetapi pada dasarnya, struktur bahasanya mirip.

Fungsi dari SQL ini secara singkatnya adalah, memerintah database untuk memunculkan data sesuai kebutuhan kita sehingga menjadi informasi yang berguna.

Oleh karena itu, mahasiswa SIA harus menguasai fondasi SIA, yaitu perancangan database dan Query.

Setelah mahasiswa bisa melakukan perancangan database, selanjutnya mahasiswa perlu mempelajari pembuatan Sistem Informasi, sehingga pengetahuan mahasiswa mengenai Sistem Informasi akan menjadi lengkap.

Suatu software terbaik yang bisa digunakan untuk pembelajaran SIA adalah DBMS Microsoft Access.

Microsoft Access memiliki kelebihan dimana database, query dan aplikasi Sistem Informasi bisa dibangun dengan GUI (Graphical User Interface). GUI ini sangat memudahkan pengguna dalam membangun database dan aplikasi Sistem Informasi. Walaupun begitu, pengguna masih dapat melihat bahasa pemrograman hasil dari GUI tersebut.

Misalnya, untuk software database lain seperti Oracle, pemakai Oracle biasanya harus mengetik SQL untuk membuat tabel dan membangun Query. Dalam Access, tabel dan query bisa dibuat hanya dengan mengklik dan sedikit mengetik, tetapi bahasa SQL masih dapat dilihat.

Contoh lainnya, pemrogram Visual Basic biasanya harus mengetikkan coding dan bahasa Visual Basic untuk membangun sebuah aplikasi. Dalam Access, pengguna hanya perlu membuat aplikasi dengan mengklik toolbox, tetapi pengguna masih dapat membaca dan mempelajari Visual Basicnya.

Selain kemudahan dalam membangun sistem dan akses terhadap bahasa pemrograman, Microsoft Access juga memiliki kelebihan di bidang pengendalian (control) dan integrasi.

Pada era dimana skala bisnis semakin besar, perusahaan harus bisa mengintegrasikan data-data keuangan dan kemudian mengumpulkannya dalam satu laporan keuangan utuh. Coba bayangkan bila perusahaan ritel besar semacam Hypermart tidak memiliki Sistem Informasi Akuntansi terintegrasi, data penjualan harian dari Hypermart cabang Batam harus dibawa ke Hypermart cabang Jakarta, kemudian dikumpulkan jadi satu dan disusun hingga menjadi laporan penjualan. Padahal, jumlah transaksi penjualan di sebuah Hypermart dalam satu hari bisa mencapai ribuan.

Sistem Informasi terintegrasi ini bisa ditunjukkan dan dibangun dalam skala kecil dengan menggunakan Microsoft Access. Dengan kemampuannya sebagai DBMS, Access bisa memisahkan antara database dengan aplikasi dan menghubungkan antar aplikasi melalui jaringan LAN. Dengan kemampuan ini, mahasiswa dapat diberi gambaran mengenai bagaimana aplikasi Payroll yang ada di bagian payroll terintegrasi dengan aplikasi penjualan di bagian penjualan dan aplikasi biaya di bagian biaya, dan kemudian tiga aplikasi di tempat terpisah ini dapat menyumbang komponen pendapatan, biaya dan biaya gaji untuk bagian reporting, sehingga dihasilkan sebuah laporan rugi laba.

Sistem Informasi terintegrasi juga harus memperhatikan faktor pengendalian internal. Dimana dalam dunia teknologi informasi seperti sekarang ini, pengendalian internal merupakan faktor yang sangat penting. Microsoft Access juga memiliki kemampuan dalam pengendalian. Misalnya dalam kasus diatas, bagian penjualan tidak bisa mengakses data di bagian payroll.

Kesimpulannya, Sistem Informasi Akuntansi sebaiknya diajarkan pada mahasiswa Akuntansi. Karena sebetulnya Sistem Informasi adalah suatu alat baru dalam Pelaporan Keuangan modern yang menggantikan kertas-kertas yang harus digarisi debit kredit atau spreadsheet.

Mau tidak mau, ketika memasuki dunia kerja, seorang akuntan akan ditempatkan pada lingkungan pelaporan keuangan yang terintegrasi dan menggunakan sistem informasi. Tidak ada lagi membuat jurnal dengan kertas atau spreadsheet.

Untuk profesi auditor, sejak tahun 2002 kata audit cenderung bergeser ke arah assurance, dan memiliki titik berat pada internal control (kroscek dengan Sarbanes Oxley Act, website KAP big 4 seperti PWC, deloitte, E&Y). Auditor sekarang harus bisa memberi assurance terhadap internal control di perusahaan. Maka, bila dulunya audit fokus pada test of detail dan mengaudit sistem informasi around the computer, sejak tahun 2002 KAP mulai menerjunkan bagian System Process Assurance untuk melakukan test of control dan mengaudit sistem informasi trough the computer, baru kemudian bagian assurance melakukan pengauditan. Ibaratnya seperti ember, bila Test of Control terisi ¾ bagian, maka Test of Detail hanya perlu dilakukan 1/4nya.

Hal ini sangat diperlukan untuk mengaudit perusahaan seperti Astra yang memiliki anak perusahaan besar, berbeda jenis usaha dan jumlahnya banyak. Melakukan Test of Detail penuh pada Astra akan sangat costly dan tidak ada keyakinan bahwa fraud tidak mungkin terjadi.